Aquí viene una de mis herramientas favoritas para la gestión del tiempo.
Está claro, que la organización es algo primordial cuando tienes un negocio, y mucho más cuando tu vida personal entra también en juego. Reuniones, citas, citas médicas, el partido de fútbol del niño…
Desde que soy Community Manager, esta herramienta me ha permitido organizar mi trabajo, mis redes sociales, mi vida personal, ¡mi organización diaria! Te cuento cómo.
Para poder empezar a trabajar con esta herramienta, es conveniente que tengas una cuenta de Gmail. Podrás trabajar con ella desde el ordenador, y desde tu teléfono móvil. A mí me resulta mucho más fácil desde el móvil, ya que siempre lo llevamos encima y podemos añadir y cambiar datos con facilidad. Aun así te explicaré cómo acceder desde ambas opciones para que luego decidas cuál de las dos te resulta más fácil.
Para acceder a Google calendar desde el ordenador solo debes acceder a tu correo de Gmail, y arriba a la derecha encontrarás un icono de 9 puntitos (que son las aplicaciones de Google). Ahí encontrarás muchas herramientas que te servirán a ti y a tu negocio, y entre ellas está Google calendar. Haz click, configúralo y comienza a organizar tu día a día.
Para acceder desde el móvil, debes buscar y descargar la aplicación e instalarla en el móvil. (appstore si eres iPhone, Google Play Store si eres Android).
Configuración
Arriba a la izquierda(tres rayitas), tienes la opción de ajustes donde podrás cambiar tu zona horaria, duración de los eventos, si quieres añadir o no videollamada al crear eventos, añadir colores específicos para tus tareas y eventos para tenerlo organizado visualmente… En el icono de tu foto(arriba a la derecha) encontrarás la opción de añadir todas las cuentas que gestiones, para poder tener todo conectado y no pasar ningún evento/cita por alto. El resto…, es comenzar a disfrutar de la aplicación.
Comienza a organizarte
Una vez que tienes todo configurado, puedes empezar a introducir información en tu agenda virtual. Al abrir la app, en la parte inferior derecha encontrarás un icono con el signo +. Ahí tendrás la opción de crear eventos, tareas, objetivos y recordatorios.
- Eventos – Esta opción es ideal para trabajar con un equipo, con un cliente, pero también la puedes usar para recordar los eventos personales.
- Añade un título claro al evento.
- Selecciona el día, la hora y la duración.
- Selecciona el correo donde quieres que aparezca el evento.
- Añade invitados para que puedan ver ese evento en sus agendas.
- Puedes añadir directamente el enlace a la reunión(si la hubiera)
- Añade una ubicación.
- Decide con cuánto tiempo de antelación quieres que Google calendar te avise del evento.
- Añade un color determinado para esa reunión(la organización visual es importante)
- Pon una descripción para que tus invitados sepan de qué va a tratar la reunión.
- Puedes adjuntar archivos que te interese que vean antes de la reunión.
- Tareas – Esta opción la uso para recordar asuntos personales, como citas médicas, compras semanales, algo concreto que deba hacer ese día… Añade el título del evento. Añade detalles del evento. Selecciona día y la frecuencia de repetición. Añade listas/recordatorios.
- Objetivos – Esta es la parte que más me gusta, te da muchas opciones en las que puedes elegir el objetivo que tú quieras. Solo debes entrar en la que quieras y configurarla para que te avise cuando llegue el momento. Tienes varios objetivos para elegir:
- Hacer deporte – Puedes seleccionar el deporte que vas a hacer, la frecuencia semanal, el tiempo de duración, el mejor momento del día para hacerlo, y conectarlo a la app de salud para llevar un control más exacto de tus logros. La app guardará esa información y creará el objetivo todas las semanas para que no se te olvide. Puedes modificar las horas o los días según tu necesidad.
- Aprender algo nuevo – Selecciona tu hobby favorito y realiza la misma configuración anterior. Podrás modificar los días y las horas según tu agenda diaria.
- Guardar tiempo para tus amigos y familiares – Hay días que tenemos tantas cosas en la cabeza, que se nos olvida acordarnos de los que más nos quieren. Esta es la mejor forma de dedicarles ese tiempo necesario tanto para ellos, como para nosotros.
- Guardar tiempo para ti – ¿Sientes que el trabajo te absorbe y cuando te das cuenta ha pasado el día? Elige el mejor momento del día para desconectar, y desconecta.
- Organizar tu tiempo – Esta es la opción que más me gusta para organizar mi día a día(aunque debo decir que me encantan las agendas de papel y siempre me acompañan en mi trabajo). Te voy a poner un ejemplo de cómo utilizo esta opción. Todos sabemos que interactuar en nuestras redes sociales es esencial, pues, ¡qué mejor manera de crear un recordatorio diario para que te avise cuándo comenzar a hacerlo! Cada día te avisará para que des un poco de cariño a tu comunidad en las redes.
- Recordatorios – Siempre se nos puede pasar algo por alto, y esta es la mejor manera de recordarlo.
Como ves, esta herramienta es muy completa, y puede servirte de mucha ayuda en tu negocio. La organización es clave para todo, y alinear tu vida profesional con tu vida personal, hará que seas consciente del tiempo real que tienes y conseguir optimizarlo.
A la hora de gestionar mis redes sociales, esta aplicación ha sido esencial para darme cuenta del poco tiempo que tenemos. En muchas ocasiones es difícil llegar a todo, pero con constancia y actitud se puede.
Si lo necesitas, yo te ayudo en la gestión de las redes sociales para tu negocio. Puede ser una forma de ganar más tiempo para ti, y poder desconectar un poco más del mundo profesional. Contacta conmigo y veamos cuál es esa necesidad y de qué forma puedo ayudarte.
